文/凌丰田

本文与朋友们探讨的主题是时间管理。通过调查分析，我们工作中出现的许多纰漏都源于大家不会很好地利用时间，统筹计划。因此，我们很有必要研究学习一下时间管理的重要意义以及提高时间管理的方式方法。

一、时间的意义

在某种意义上，时间等同于我们的生命，所以合理地管理时间就显得非常重要，时光易逝，不可复得，这是对于我们自己生命的尊重与爱惜。有效率地做事情会为我们节省大量的时间，相当于延长了我们的生命。假设我们现在一年能攒10万元，但是通过提高理财的效率后我们可能一年能攒30万元，这样我们的财务状况从时间上就多获得了两年的自由。这样我们就拥有更多自由的时间，可以更好地享受生活。

守时就是尊重别人的生命。在人的德行中，守约很重要，而守约中的守时格外重要。比如我们约定在某个时间和别人会面，结果我们迟到了，耽误了一两个小时，此时对方要多用一两个小时来弥补我们的过失，这样我们不仅是对对方的不尊重，更是浪费了他人的生命，也浪费了我们自己的生命。

二、如何在工作中管理时间

(一)学会进行合理地分配和管理时间在工作中，做好以下几种事情可以有效地管理时间，使效率最大化。

1.上级关注的事情。

作为上级管理者会站在更高的层面来审视整个组织的经营运行，具有更广阔的视野及统筹全局的思维，因此上级关注的事情会是相对影响全局的战略性部署，所以上级关注的事情应该优先处理。但在实际工作中，我们的关注点可能会与领导的部署有所矛盾，遇到这种情况该如何处理呢?这里有两个可行方案供大家参考:第一，坚决服从上级指令，优先完成上级安排的工作;第二，如果有异议，可以及时与上级沟通，然后坚定执行与上级达成的决定。比如我们接到一个指令，但我们认为还有一件更重要的事情要优先完成，我们就可以立刻与上级主动沟通，说明目前正在处理的事情比较紧急，需要优先处理，请示上级新安排的任务可不可以延迟两天完成，上级经过思考后会下达指令要优先处理某件事，执行者可以在领导决策下达后按照指令完成。

2.影响正常工作发展和经营的事情。

对于所辖范围内的，会影响正常经营或未来发展的重大事情，不用上级特意叮嘱，要主动提前安排部署，优先处理。比如说你预见到这件事情在进展到一周之后或者一个月之后，有可能会遇到一些困难或发生一些问题，那么现在就要提前做好预案，在发生问题前优先解决。

(二)学会进行合理的分工。

分工是一件非常重要的管理工作，不仅是要让别人协助管理者完成工作任务，也是为了促使下属通过完成工作，得以锻炼，迅速成长。

分工可以通过两种形式得以实现:指令式和商讨式。指令式是管理者直接指派某个人去做某项事，只有这个人适合去做，没有探讨的余地。商讨式则是管理者由于没有很清晰的思路，或者为照顾大家情绪，与下属商量地完成任务分工。比如，找到某个执行者，问他是否完成某项工作，如果他有困难，时间有冲突或者能力有限无法完成，可以再找其他人去做。需要注意的是，以上提到的两种方式要结合起来运用，不能一味使用指令式或商讨式。有些事情使用商讨式是无法完成的。比如在分配一些大家都不愿意做的任务时就要用到指令式。如果做事的人接到指令还不去做便是执行者违反指令，而非管理者分工的问题。管理者是有权力对下级发出工作指令的，不能一味商讨，耽误工作。

在选择分工指令的方式时，要考虑到以下几种情况:

1.管理者有清晰的目标与指令。

分工之前,管理者要有自己的思考，目标和指令要清晰明确。此外，目标和指令在传达时也要清晰无误，保证执行人能够明白无误地接收指令。如果管理者担心下属没有完全理解指令内容，可以让其复述一遍，如果有误，及时予以纠正。分工要有一定的方式方法，最重要的是管理者要对整件事情统筹兼顾，有明确清晰的通盘考虑。

2.管理者本身想法不够成熟。

管理者有大概的思路，但是想法计划不是很成熟怎么办?这时候可以让下属或者同级提供思路。作为管理者不一定所有的事情都是独立进行思考决定，提出完整思路的。召集大家头脑风暴，私下交谈或者让他人提出方案也是行之有效的方法。

3.执行者想法不成熟。

如果执行者想法不成熟，但是还必须由他完成某项特定任务时，管理者应该在分工、监督的同时自己也着手去做这项工作，目的是为了推动工作进展，保证工作目标得以实现。

在工作中我们经常会遇到这种情况，“让他做还不如我自己亲自去做，我自己做完只要5分钟，他得50分钟才能完成”。首先，管理者不能替其他人完成所有的工作。管理者可以替一个人完成某一项工作，但是50个、100个人的工作量，管理者还能独立完成吗?其次，每个人都是从这“50分钟”的高度成长起来的，这样的帮忙不仅不利于下属的个人成长，还不利于管理者管理技能的成长，更不利于团队的整体成长。但是对于不成熟的执行者，任务交付给下属之后,管理者就能不闻不问了吗?管理者的主要工作不是事必躬亲，亲力亲为，而是保证整个团队正常运转，保证工作成果的实现。作为指战员就要指挥作战，到前线战斗，指战员不一定能比战士打枪打得更准。越是基层的干部，事务性工作就越多一点，而高层管理者，人事工作的处理会相对更多一些，各有各的分工。所以作为管理者，你要监督、督促下属去完成工作，训练其成长，同时要保证完成工作任务，向上级交待，而不是亲自去处理大量事务性工作。

4.因人因事，合理分工

天下万物，皆有所长。应视其所长，择其所长，用其所长，展其能而尽其才。适合做文案的员工，尽量安排他去写文案，擅长做业务的尽量安排他去做业务，人尽其才，物尽其能，这样才能事半功倍。人才是选拔出来的而不是培养出来的。武将很难成为优秀的文官，但是很容易就成为一个成功的军事将领。管理者就要挖掘每个人的闪光点，有意识的培养他成为这方面的人才，把他安排在适合的岗位上，使他的才能得以最大的发挥与实现，这对于工作的完成，团队的运转及他个人的职业发展都是有长远好处的。作为下属，我们也要专注于我们适合的、擅长的事情，这样可以少走弯路。

(三)学会制定周密周全的计划

做事之前要有周全周密的计划，未雨绸缪，井然有序。

1.预判进展，计划周全。

接收到一项工作指令时，我们应该能立刻想到完成这项工作可能涉及的方面。比如说领导交代某一天我们要举办一场内购会，中层的管理者就要思考内购会要涉及到哪些方面。通盘考虑，设想可能会出现哪些问题，并且思考遇到这些问题、困难应该怎么解决，找谁解决。同时根据不同情况预备不同方案供多种方案供上级选择，保证工作能够顺利进行。

2.预留时间，提早准备。

做计划时要留出汇报和修改工作内容或者处理特殊情况的机动时间。比如下周五要交一个部门的工作总结，领导者就要安排各小组下周一把各自的总结提交给各组组长，修改后下周三汇总给部门管理者，然后预留一至两天的时间进行整体的修改。尽量安排机动时间，确保结果按时完成。

3.中途监控，及时汇报。

计划执行要提前，及时沟通上下级，进行阶段性监控和汇报。计划一旦执行，管理者要进行中间监控。如果到时间节点的时候突然发现执行人整体思路都错了，那就没时间予以纠正了。要根据管理者对于执行人能力的信任及任务的重要程度来调控监管的强度。此外，执行的人应主动向领导汇报进展情况，不要觉得“领导是不是不信任我，总是问我做的怎么样了”，要让上级了解工作的进展情况，能够掌控全局，及时做出相应调整的部署与安排。作为管理者，也要主动询问及监控工作进展，使工作少走弯路。

4.思考总结，及时沟通。

每一件事情完成之后不论好与坏都要进行总结。总结缺点并不是自我批判，而是为了寻找问题点，在下一次予以纠正。长久以往，才会在失败的基础上有所进步，获得成功。不断总结经验教训用以指导自己的行为，这样才能促使自己快速成长，成为某一方面的专家。而没有工作思路的时候要找上下级沟通，不然只会浪费时间。

5.罗列计划，分条记录。

养成罗列每日、每周,甚至每月工作计划的习惯，分出重点层次，进行跟踪记录。可以每天提早一点到办公地点，找一个工作记录本，把一天要做的事情或者这个月要完成的工作逐条罗列出来，然后分轻重缓急进行排序。完成一项勾掉一项，对未完成的事项进行进展情况的记录。

6.抓住中心，目标明确。

制定计划时目标要明确,执行计划时要专注于重要任务，去掉不重要的事项。去掉那些可以不做的，可以委托他人做的，可以延后做的事情，只专注于重要的、紧要的事情。

(四)学会坚持时间管理的原则。

在工作中经常会遇到以下两种情况:自己的想法和领导的思路不一样;事情的实际发展情况和设想的不一样。此时我们应该遵从以下原则，确保工作顺利进行。

1.有令必行，按时完成。

服从上级指令是一个组织正常运行的基础，是保证机构正常运转的最基本底线。对于上级下达的指令，要坚决执行。同时也要对领导安排的工作不能忘，保证按时完成。

2.出现特殊状况而造成工作进度要延误时，应及时向上级请示汇报。

在工作过程中，有可能实际的情况和当初的预想不一致，导致工作进程需要延后几天，这时要及时主动地向上级汇报，不要等到时间节点领导要验收工作成果时才汇报。

3.先难后易，合理安排，切勿拖延。

对于比较困难的、棘手的工作，大家都有抵触的情绪，经常会拖延到不得不做的时候才着手处理，这样往往会耽误后续工作的进行。所以建议大家做事情要先难后易，把最难做、最不愿意做的事情提前解决，接下来的事情就迎刃而解，比较容易处理了。先把最困难的做好，才能预留出很多时间做其他事情。

(五)学会利用时间管理的工具。

怎么提醒自己不忘事，提高效率，有效管理时间呢?这里有一些工作中可以用到的小工具。便条，备忘录、日程表都是有效规划时间的好帮手。学会写便条、把重要的事情写在即时贴上，贴到醒目的地方，时刻提醒自己有什么事情需要去处理。准备一个备忘录，清晰地逐条记录，可以形成良好的逻辑思维。把日程表排布好，可以做到心中有计划，做事有条理。

对于容易忘的或者重要的工作，可以请其他人提醒自己，或者在团队里找一个监督人，监控整个事情的进程，保证工作任务能够按计划进行，按时出成果。